6 Tipps für zeitsparendes E-Mail-Management

E-Mail Management mit Newforma Projcet Center

Viele Architekturbüros klagen täglich über eine Flut an E-Mails. E-Mails sind aus dem Büroalltag allerdings nicht wegzudenken. Die Kommunikation geht schnell, ist archivierbar und Informationen können schnell mit den Zuständigen geteilt werden – standort- und zeitunabhängig.

Geordnetes E-Mail-Management und unterstützende Software kann helfen, Zeit zu sparen und die Nerven zu schonen. Gutes E-Mail-Management hat zudem auch positive Auswirkungen auf die Termineinhaltung Ihrer Projekte. Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder mit den aktuellsten Plandaten arbeiten, To-dos übersichtlich strukturiert sind und Informationen schnell gefunden werden.

Mit diesen sechs einfachen Tipps optimieren Sie Ihre E-Mail-Verwaltung so, dass Sie schnelle Antwortzeiten sowie Abgabetermine einhalten können.

1. Reservieren Sie Zeit für das E-Mail-Management

Die Bearbeitung von E-Mails ist oft ein fortlaufender Prozess. Dabei treten häufig Störungen auf, vermeintlich noch dringendere E-Mails kommen rein, Mitarbeiter stehen persönlich vor der Tür oder Kunden und Kollegen rufen an.

Für viele Manager funktioniert die Strategie, sich gewisse Zeitfenster für das E-Mail-Management zu schaffen. E-Mails müssen natürlich schnell abgearbeitet werden, aber auch sorgsam. Ein Großteil der E-Mails sollten bereits am Vormittag erledigt sein. Dann fällt es leichter, die allmählich eintreffenden E-Mails nach und nach ebenfalls abzuarbeiten. Richten Sie sich doch probeweise zwei- bis dreimal am Tag einen Termin für das E-Mail-Management ein und konzentrieren sich während der restlichen Zeit auf die abzuarbeitenden Aufgaben.

2. Nutzen Sie automatische Protokollierungen und Indizierungen

E-Mails beinhalten oft Aufgaben, die abgearbeitet werden müssen, allerdings dienen viele E-Mails auch der reinen Information oder können innerhalb von drei Minuten beantwortet werden. Jede E-Mail bringt jedoch auch einen gewissen organisatorischen Aufwand mit sich.

Es stellen sich die folgenden Fragen:

  • Für wen sind die enthaltenen Informationen noch wichtig?
  • Wie können Sie die Informationen zu einem späteren Zeitpunkt wiederfinden?
  • Müssen Anhänge separat abgespeichert werden?

Die automatische Protokollierung und Indizierung übernehmen PIM (Projekt-Informations-Managementsysteme) wie das Newforma Project Center für Sie.

Newforma beispielsweise ordnet die abzulegende E-Mail einem Projekt zu und übernimmt hierbei die Bezeichnung der E-Mail. Im Projekt sind die Ablageordner definiert und die Ansprechpartner hinterlegt. Auch der Umgang mit E-Mail-Anhängen wird hier gesteuert.

3. E-Mails mit der Eisenhower-Matrix sortieren

Oft steht Ihnen nicht viel Zeit zur Verfügung, um das Alltagsgeschäft, das auch das E-Mail-Management beinhaltet, zu bewältigen – trotzdem müssen Sie zumindest das Wichtigste und Dringendste erledigen.

Wie gehen Sie dabei am besten vor? Eine Möglichkeit bietet die Eisenhower-Matrix. Sie wurde nach dem ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten benannt. Zwei Kriterien spielen dabei eine Rolle: wichtig und dringend.

Eisenhower-Matrix für E-Mail Management

Die erste Gruppe bilden alle Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. Dazu gehören Krisen und Nachrichten zu Projekten, die kurz vor der Deadline stehen. Die E-Mails, die zu dieser Gruppe gehören, erledigen Sie sofort. Rechtliche und persönliche Beschwerden zu vergangenen oder brandaktuellen Projekten, die Ihr Büro direkt betreffen, gehören ebenfalls zur ersten Gruppe: Sie können den Ruf Ihres Unternehmens nachträglich beeinträchtigen, wenn Sie nicht zeitnah darauf reagieren.

In die zweite Gruppe gehören E-Mails und Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Sie umfassen Maßnahmen, die der langfristigen Qualität Ihrer Arbeit dienen. Dazu gehören Planungsarbeiten ohne drängende Deadline und die Pflege von Kontakten. E-Mails aus der zweiten Gruppe können Sie häufig an andere Mitarbeiter delegieren. Die PIM-Software Newforma reduziert mit To-do-Listen das Risiko, dass Sie oder Kollegen Aufgaben vergessen oder mit veralteten Plänen arbeiten. Newforma bietet die Möglichkeit, direkt aus einer E-Mail heraus eine Aufgabe zu erstellen und diese einem Mitarbeiter zuzuweisen. Die zugrundeliegende E-Mail wird hierbei direkt mit der Aufgabe verknüpft und im Projekt abgelegt. Sämtliche Aufgaben eines Projektes können jederzeit von allen Teammitgliedern eingesehen werden, was ein hohes Maß an Kontrolle bietet.

Manche Aufgaben scheinen dringend zu sein, doch eigentlich sind sie nicht wichtig. Solche Aufgaben stufen Sie nach der Eisenhower-Matrix als Täuschung ein. Dazu gehören überflüssige E-Mails aus Verteilern, die Sie nicht betreffen.

Die vierte Gruppe von E-Mails enthält Nachrichten, die lediglich dem Zeitvertreib dienen oder die positive Bürokommunikation auf freundschaftlicher Basis fördern. Lustige Bilder oder die gesammelten Rezepte der letzten Weihnachtsfeier sind eine nette Geste, aber Sie müssen solche E-Mails nicht in Ihrer knappen Zeit lesen oder beantworten.

4. Aufgaben delegieren

Die meisten Geschäftsführer und Vorgesetzte übernehmen viele Arbeiten selbst, die sie eigentlich delegieren könnten. Wenn Sie anscheinend nie genug Zeit haben, um sich den wirklich wichtigen E-Mails in Ruhe zu widmen, sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie nicht einige Aufgaben oder Teilaufgaben delegieren können.

Dies setzen Sie mit Newforma Project Center sehr schnell und einfach um. Alle To-dos werden im Aufgabenlisten-Aktionscenter übersichtlich organisiert, zugewiesen und können hier gefiltert werden. Außerdem versendet Newforma Erinnerungen an Projektbeteiligte, denen Sie Aufgaben mit einem Ausführungsdatum zugewiesen haben. Diese automatischen E-Mails entlasten Sie dabei, die Aufgabendurchführung stetig zu überprüfen.

Sicherlich kennen Sie das Pareto-Prinzip: Mit 20 % des Aufwands lassen sich 80 % der Arbeit erledigen – doch für die restlichen 20 % der Aufgaben benötigen Sie 80 % Ihrer Energie und Zeit. Dies gilt auch im E-Mail-Management. Die E-Mails, um die Sie sich in leitender Position tatsächlich selbst kümmern müssen, machen oft etwa 65 % aus. Entscheiden Sie individuell, welche Aufgaben besser oder/und schneller von Spezialisten aus Ihren Abteilungen abgearbeitet werden können und welche Aufgaben Sie am besten nicht delegieren.

„Mein Projektcenter“ gibt Ihnen dabei eine Übersicht über die offenen Tasks der verschiedenen Mitarbeiter. So behalten Sie den Überblick über die Auslastung aller Teammitglieder und können schneller entscheiden, wer welche Aufgaben übernehmen kann.

Außerdem können Sie beim Ausfall eines Teammitgliedes, z. B. wegen Krankheit, direkt dessen fällige Aufgabe einem anderen Teammitglied zuweisen. Alle zugehörigen Informationen sind mit der Aufgabe verknüpft.

5. Überflüssige Newsletter und Mailinglisten beseitigen

Erhalten Sie viele E-Mails, deren Inhalt Sie eigentlich nicht interessiert und die für Ihre Arbeit nicht relevant sind? Insbesondere interne/externe Verteiler und Newsletter können Zeitfresser darstellen. Beides sind nützliche Instrumente, um auf dem Laufenden zu bleiben – aber nur, wenn Sie dadurch relevante Informationen erhalten. Sortieren Sie aus und behalten Sie nur Gruppen- und Listenmitgliedschaften, die wirklich notwendig sind.

6. Vereinfachen Sie von Beginn an die Suche nach E-Mails

Oft verschlingt die Suche nach E-Mails viel Zeit und strapaziert auch die Nerven. Wählen Sie daher immer einen aussagekräftigen Betreff für Ihre E-Mails und halten auch Ihre Mitarbeiter zu dieser kollegialen Zusammenarbeit an.

Newforma E-Mail Übersicht

Oft hilft ein aussagekräftiger Betreff nur bedingt bei der Outlook-Suche. Anders ist das, wenn Sie Newforma Project Center nutzen. Die PIM-Software ermöglicht es Ihnen, in den Inhalten Ihrer E-Mails zu „googeln“. Dabei wird sowohl der Betreff als auch der Text der E-Mail sowie alle Metadaten und Inhalte Ihrer Anhänge nach dem Suchbegriff durchforstet.

So finden Sie beispielsweise alle Informationen zu dem vergangenen Projekt, in dem heute Probleme am Flachdach gemeldet wurden. Auch Ihre angehängten PDF- und IFC-Dateien werden durchsucht, bis Sie schließlich den Kommentar des Architekten finden, der Aufschluss darüber gibt, was das heutige Problem verursacht haben könnte.

Newforma wird insbesondere von Unternehmen ab einer Mitarbeiterzahl von 50 Mitarbeitern genutzt. Die Software basiert auf deutschen Standards und erfüllt somit auch die Datenschutzrichtlinien, die in Deutschland gelten. Gerne beantworten wir Ihre Fragen, nehmen Sie mit uns Kontakt auf: www.softtech.de/kontakt

Erhalten Sie ein kostenloses Informationsgespräch über Newforma Project Center

Überzeugen Sie sich selbst!

 

Artikel drucken:

Bildnachweis: © Rawpixel.com / Fotolia

Nicole Sterzel

Nicole Sterzel

Teamarbeit geht für mich über die Unternehmensgrenzen hinaus und involviert auch unsere Kunden und Interessenten. Um Ihre Wünsche und Bedürfnisse bestmöglich verstehen und umsetzen zu können, baue ich auf eine enge Zusammenarbeit mit meinen Kollegen aus allen Abteilungen sowie unseren Kunden. Mehr erfahren: blog.softtech.de/unsere-autoren

Kommentieren

*