Bau-Projekte in der Cloud oder On-Premises geplant – PIM-Software

Erklärungen, Vor- und Nachteile sowie mögliche Lösungen

Die Digitalisierung nimmt weiter Fahrt auf. Mitte 2016 zeigte die Roland Berger-Studie „Digitalisierung der Bauwirtschaft – Der europäische Weg zur Construction 4.0“, dass 93 Prozent der befragten Baufirmen davon ausgehen, dass die Digitalisierung die Gesamtheit der Prozesse der Baubranche beeinflussen wird.*

Es ist davon auszugehen, dass die Einführung von BIM einen entscheidenden Impuls in diese Richtung gegeben hat. Allerdings nutzen laut der Befragung weniger als 6 Prozent der Baufirmen durchgehend digitale Planungsinstrumente. Immer öfter hört man Begriffe wie Cloud oder On-Premises. Im Folgenden finden Sie eine Checkliste, die bei der Entscheidung hilft, wie Sie Ihre Projekte digital managen können. Detaillierte Worterklärungen finden Sie auch in unserem Glossar unter:

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Projektplanung als entscheidender Teil der Gebäudeplanung

Zu den Planungsinstrumenten gehören alle Werkzeuge zur Planung des Gebäudes sowie die Mittel, die zur Organisation eines Teams und der Informationen nötig sind. Unabhängig von der Unternehmens-Branche wird in Zukunft die Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen und Teams von hoher Wichtigkeit sein. Diese interdisziplinäre Arbeitsweise fordert unter anderem einen kooperativen Austausch, einen nachverfolgbaren Informationsaustausch und eine rechtssichere Datenablage.

Damit diese Anforderungen gewährleistet werden können, müssen entsprechende Informationssysteme und Kommunikationskanäle zur Verfügung stehen. Bei Bauprojekten sammeln sich viele Informationen an, z. B. Kalkulationen, Angebote, Modelle und Baupläne aber auch Aufgaben-Listen, Jour fixe-Protokolle, Verträge und Änderungswünsche in Form von E-Mails oder PDF-Dateien.

  1. Diese meist großen Datenmengen müssen für alle verantwortlichen Personen bereitstehen, dürfen allerdings nicht in fremde Hände geraten.
  2. Die Daten müssen zudem über viele Jahre aufbewahrt werden, dürfen aber keinen teuren Speicherplatz kosten. Mehr Informationen zur Aufbewahrungspflicht finden Sie im Merkblatt Nr. 39 der AKBW.
  3. Neben der Transparenz von Informationen sind auch örtliche Faktoren bei der Projektkoordination entscheidend. Arbeiten verschiedene Gewerke und oft auch verschiedene Firmen zusammen, funktionieren Projekte nicht mehr auf Zuruf. Daher müssen Vorgänge für viele Personen gleichzeitig einsehbar und editierbar sein.

Spätestens wenn die Anforderungsliste an das Projektmanagement in Bauprojekten fertiggestellt wurde, zeigt sich, dass die digitale Abwicklung durch ein PIM-System fast unumgänglich wird.

Ein Projekt-Informations-System (PIM-Software) dient zur Unterstützung des Projektleiters und aller Teammitglieder. Insbesondere fördert ein solches Programm die Kommunikation sowie die Dokumentation von Vorgängen und Informationen und hilft dabei, logische Aufgaben zu koordinieren und zum passenden Zeitpunkt zu bearbeiten. Weitere Informationen zu PIM-Systemen nach der DIN 69901 finden Sie in unserem Glossar.

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Durch die digitale Transformation kommt jedoch auch die Frage auf, wo diese Datenmenge gespeichert werden sollte – in der Cloud oder On-Premises.

PIM – in der Cloud oder On-Premises

Damit Projekte über ein Projekt-Informations-Management-System koordiniert werden können, müssen die Daten auch an einer Stelle gespeichert werden. Dieser Ort kann ein Server eines IT-Dienstleisters (Cloud-Server) oder das eigene Rechenzentrum eines Unternehmens sein (On-Premises).


Was bedeutet Cloud-Computing?

Neben dem Kauf einer On-Premises-Software besteht auch die Möglichkeit, Software als SaaS zu beziehen. SaaS steht für „Software as a Service“, ist ein Teilbereich des Cloud-Computings und bedeutet, dass die Software als Dienstleistung erworben wird. Dies beinhaltet auch, dass der Anbieter der Software zusätzlich für die Wartung verantwortlich ist. In diesem Fall wählt nicht der Kunde ein Rechenzentrum aus, sondern wählt das System des Anbieters zur Speicherung der Daten.

Daten können sowohl in einer Private Cloud als auch in einer Public Cloud gespeichert werden. Von einer Private Cloud ist die Rede, wenn die Infrastruktur speziell für Ihr Unternehmen ausgelegt ist, Sie kann in Ihrem eigenen Rechenzentrum vorliegen oder bei einem Dienstleister. Die Public Cloud hingegen ist eine öffentliche Cloud. Hier teilen Sie sich die physische Hardware mit anderen Kunden eines Cloud-Anbieters. Der Zugang zur Public Cloud wird über das Internet gewährleistet.

Was bedeutet On-Premises?

Wird sich für eine On-Premises-Software, oder abgekürzt, eine On-Prem-Software entschieden, ist der Lizenznehmer, also der Käufer, selbst für die Wartung und die Ressourcen (z. B. Speicherplatz und Rechenleistung des Servers) verantwortlich. Der Käufer kann die Software auch auf einem gemieteten Server eines fremden Rechenzentrums betreiben. Allerdings bietet der Verkäufer der Software kein Hosting auf Servern an und übergibt somit die Verantwortung an Dritte.

Was ist eine Hybrid-Plattform?

Eine hybride Plattform ist ein Misch-Modell aus einer Cloud-Lösung und On-Premises. Es werden also lokale Ressourcen aus dem On-Prem-System mit den Vorteilen der Cloud kombiniert. Diese Hybrid-Plattform ist beispielsweise über eine in einem gemeinsamen Netzwerk gehostete Umgebung möglich. Die Übermittlung der Daten zwischen Cloud und lokalem System funktioniert über eine Netzwerkschnittstelle.

Checkliste: Auswahl Nutzungsmodell und PIM-Software

Oft bieten Anbieter einer Software nur eine der Datenspeicherungsmöglichkeiten an. Da die Implementierung einer neuen Software allerdings aus technischer Sicht und aufgrund der internen Organisation sehr zeitintensiv ist, ist es sinnvoll, eine langfristige Lösung zu suchen.

Einigen Faktoren die bei der Auswahl zu berücksichtigen sind haben wir in einer Checkliste zusammengefasst.

1. Datenschutz

Cloud-Computing: Die Datenschutzrichtlinien sind in jedem Land unterschiedlich. Ist der Hauptsitz Ihres Büros in Deutschland, gelten die deutschen Datenschutzrichtlinien – da nach § 1 Abs. 5 des BDSG der Standort des Datenerhebers entscheidend für die Rechtslage ist. Stehen die Server des Cloud-Computing-Anbieters allerdings z. B. in Amerika, kann dies zu Problemen führen; daher ist eine Überprüfung durch einen Datenschutzbeauftragen sinnvoll. Insbesondere bei sensiblen Bauprojekten, wie beispielsweise mit Banken, kann ein Missbrauch der Daten zu entscheidenden Problemen führen. Jede Firma, die am Bauprozess Ihrer Projekte beteiligt ist, muss der Speicherung der Daten auf einem ausländischen Server mit von deutschen Standards abweichenden Datenschutzbedingungen einwilligen. Bitte beachten Sie: ab 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in der EU in Kraft. Mehr Informationen erhalten Sie auf der Webseite des „Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit“.

On-Prem: Bei der Wahl einer Cloud-Software sollten Sie also auf den Standort der Server des Anbieters achten, allerdings gestaltet sich dies bei der Wahl eines Servers beim Kauf der On-Prem-Software ähnlich.

PIM-Software: Auch das PIM-System muss natürlich den Datenschutzrichtlinien entsprechen. Dazu zählt, dass nur Berechtigte sensible Informationen einsehen können. Dies ist beispielsweise über die Vergabe von Rollen möglich.

2. IT-Know-how & IT-Infrastruktur

Cloud-Computing: Cloud-Software muss nicht auf dem Client-Rechner installiert werden. Daher wird deutlich weniger IT-Know-how benötigt als bei einer On-Prem-Software. Außerdem ist keine Investition in weitere Anschaffungen oder Wartungen von Hardware, Betriebssystemen und weiteren Komponenten nötig. Sie entlasten somit dank der Cloud-Software Ihre hauseigene IT-Abteilung. Bei der Sicherheit der Server sind Sie allerdings auf die Professionalität des Anbieters angewiesen.

Die Rechenzentren können deutlich höheren Sicherheitsstandards entsprechen als firmeneigene Server. Allerdings kann es auch sein, dass der Anbieter Backups und Updates nur unregelmäßig vornimmt und Ihre Daten so einem hohen Sicherheitsrisiko ausgesetzt sind. Da die Cloud-Software meist über den Browser funktioniert und die restliche benötigte IT-Infrastruktur vom Anbieter der Software bereitgestellt wird, ist eine Integration in die IT-Infrastruktur bei Cloud-Software oft problemlos und schnell.

On-Prem: Entscheiden Sie sich für eine On-Prem-Software, ist Ihr Unternehmen für die Wartung der Software verantwortlich, aber auch unabhängig vom Server-Anbieter. Somit entstehen bei Ihnen interne Kosten z. B. für die Installation, die Sicherung, die Aktualisierung und die Instandhaltung. Eine jährliche Pauschale an den Anbieter der Software beinhaltet meist eine Supportgebühr sowie die Kosten für ein Update. Beim Kauf der On-Premises-Software haben Sie allerdings auch die maximale Kontrolle über Ihre Daten, die Implementierung in Ihre Software-Landschaft, gewünschte Anpassungen sowie die Pflege. Eventuell muss die eigene IT-Infrastruktur (Prozessoren, Hardware, Betriebssystem, Netzwerktechnik etc.) an die neuen Anforderungen angepasst werden.

PIM-Software: Neben der Entscheidung, ob für Sie eine Cloud-Lösung oder On-Prem sinnvoller ist, steht zudem die Entscheidung an, welche Software auf dem gewählten Nutzungsmodell laufen soll. Bei der Wahl einer PIM-Software ist auch das IT-Know-how von hoher Bedeutung. Gelegentlich ist eine Beratung sinnvoll, beispielsweise um zu prüfen, ob benötigte Module und Erweiterungen vorhanden sind. Auch bei der Auswahl des Lizenztyps ist ein Consulting oft ratsam, können Sie beispielsweise Geld sparen, da nicht jeder User eine Voll-Lizenz braucht? Reichen Leserechte für einige Nutzer aus? Gehen Sie dem Umfang und Zeitplan der Software und der Implementierung also genau nach.

Noch immer sind in vielen Unternehmen Programme als Insellösungen vorhanden, deren Datenübertragung über pflegeintensive Systemintegrationen bzw. Schnittstellen funktioniert. Bevor Sie sich also für eine PIM-Software entscheiden, sollten Sie zusätzlich prüfen, ob diese mit Ihren verwendeten Programmen wie beispielsweise Microsoft Outlook kompatibel ist. Die PIM-Software Newforma passt sich an Ihre vorhandene IT-Landschaft an. So ist der Newforma Project Center Server mit Ihrem E-Mail-Server, dem EDMS, dem Storage System und dem Existing File Server kompatibel oder kann zumindest schnell an die gegebenen technischen Anforderungen angepasst werden.

3. Mobiles Arbeiten

Cloud-Computing und On-Prem: Um mobil zu arbeiten, ist es notwendig, dass die Bandbreite Ihres Internetanschlusses ausreichend ist. Dies gilt sowohl bei SaaS als auch bei On-Premises-Software.

In einigen Systemen ist es zudem möglich, dass unternehmensextern über einen Exchange Server auf Daten zugegriffen wird. So kann mobil über eine App oder über den Browser auf einen Server in einer DMZ
zugegriffen werden. Damit dieses Vorgehen sicher gestaltet werden kann, liegen die Daten kurzfristig auf dem Cloud-Server bereit. Der Server ist zusätzlich durch eine DMZ geschützt. DMZ steht für demilitarisierte Zone und bedeutet grob gesagt, dass diese Zone durch Firewalls gegen andere Netze gesichert ist.

PIM-Software: Eine solche Hardware-Umgebung ist beispielsweise bei dem PIM-System Newforma vorhanden. Unternehmensintern wird über LAN auf die eigene Serverfarm zugegriffen. Dieser interne Zugriff funktioniert über eine Windows App über den im LAN angeschlossenen Arbeitsrechner.

Hardware-Newforma

4. Service und Support

Cloud-Computing und On-Prem: Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Cloud-Dienstleistung oder das On-Prem-Modell entscheiden, sollten Sie abklären, wie und in welchem Umfang der Anbieter Support gewährleistet. Bei einigen On-Prem-Anbietern werden Sie die Möglichkeit haben, den Service der IT-Implementierung zusätzlich zu kaufen. Insbesondere ist auch darauf zu achten, wann Sie durch den Anbieter bei der Einspielung von Updates unterstützt werden. Zusätzlich ist die erwartete Frequenz der Updates zu prüfen, damit der Aufwand besser einzuschätzen ist. Ob diese Updates im On-Prem-System enthalten sind, ist vom Anbieter der Software abhängig.

5. Kosten

Cloud-Computing: Cloud-Computing und On-Premises liegen prinzipiell unterschiedliche Abrechnungsmodelle zugrunde. Beim Cloud-Computing benötigen Sie deutlich weniger interne Ressourcen, beispielsweise Arbeitskraft und Know-how sowie Hardware.

On-Prem: Entscheiden Sie sich für On-Prem, müssen Sie diese Kosten zu den Einkaufs- und Wartungskosten hinzuaddieren. Besteht bisher noch keine interne IT-Struktur, die den Anforderungen an die Software und die Speicherung gerecht wird, sind hohe Investitionskosten zu erwarten. Es lohnt sich daher die Analyse, wann sich diese Kosten amortisiert haben und wie sie im Vergleich zu den regelmäßigen Betriebskosten des Cloud-Systems abschneiden.

PIM-Software: Die Kosten für Newforma berechnen sich beispielsweise anhand der Anzahl der internen Nutzer des PIM-Systems. Die Anzahl der externen Nutzer, die über den in der DMZ liegenden Exchange Server auf Daten zugreifen, ist unbegrenzt. Sie können sich allerdings auch für die Zahlweise nach der Menge des benötigten Speichers entscheiden. Dadurch, dass Sie Ihre eigenen Server nutzen, können Sie die Prozessgeschwindigkeit sowie den Speicherplatz selbst regulieren und so Kosten einsparen.

Zusammenfassung: PIM-Software für die Cloud, On-Prem oder Hybrid-Plattform?

Zunächst ist in vielen Unternehmen unklar, wieso die Entscheidung zwischen den verschiedenen Nutzungsmodellen notwendig ist. Auch stellt sich die Frage, ob eine PIM-Software tatsächlich benötigt wird.

Die Frage nach dem passenden Nutzungsmodell ist sehr individuell und von Ihrem Fokus und Bedingungen abhängig. Haben Sie eine hauseigene IT-Abteilung und wie ist die aktuelle Auslastung dieses Fachpersonals? Die Checkliste soll Ihnen bei der richtigen Entscheidung helfen.

Die zweite Frage kann schnell geklärt werden – Bauprojekte werden immer komplexer, bezüglich der Datenmengen sowie der Personen, Teams und Gewerke, die zusammen an einem Gebäude arbeiten. Wollen Sie Teil dieser BIM-Planung sein und schließen sich Projekten mit mehreren Teams an oder besteht Ihr Team bereits aus mindestens 25 Personen? Dann kann die passende Software mit der richtigen Nutzung zu einer enormen Zeitersparnis führen. Für den Erfolg entscheidend sind insbesondere die richtige Software und die optimale Nutzung der Software.

Unverbindlich Kontakt aufnehmen.

Ob Newforma die passende PIM-Software für Sie ist, finden wir gerne gemeinsam mit Ihnen heraus.

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*Quelle: https://www.rolandberger.com/de/press/Digitalisierung-der-Baubranche.html

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Nicole Sterzel

Nicole Sterzel

"Teamarbeit geht für mich über die Unternehmensgrenzen hinaus und involviert auch Kunden und Interessenten." Expertin für Projektmanagement Mehr erfahren: blog.softtech.de/unsere-autoren