Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Der Posteingang Ihres E-Mail-Accounts ist prall gefüllt und sobald einige E-Mails bearbeitet sind, kommen bereits neue rein. Sicher, nicht alles ist wichtig oder muss von Ihnen persönlich bearbeitet werden, aber auch das Weiterleiten und Ablegen der Mails ist aufwändig. Folglich ist das Risiko groß, dass E-Mails liegenbleiben oder gar nicht beantwortet werden.

Wird von Ihnen erwartet, dass Sie auch von unterwegs Aussagen zu laufenden Projekten treffen und sich mit anderen Projektbeteiligten austauschen können? Das ist mittlerweile fast normal, denn Mobilität ist auch in der Baubranche ein Thema, da die technischen Gegebenheiten immer besser werden. Dank leistungsfähiger Smartphones, Tablet-PCs oder Notebooks können Sie heute auch bei Ortsterminen jederzeit auf Informationen zugreifen. Unterstützt wird diese Entwicklung durch immer bessere mobile Datenverbindungen oder verfügbares W-LAN auf der Baustelle.

06
Jun
2018

Sie kennen das: die Suche nach relevanten Informationen in den Projektdaten nimmt bei den meisten Baubeteiligten viel zu viel Zeit in Anspruch. Dies betrifft sowohl Architektur- oder Ingenieurbüros, Projektsteuerer oder Baufirmen. Ein Telefonanruf vom Auftraggeber oder ein Problem von der Baustelle genügt, um das Büro in Aufruhr zu versetzen.

  • Wo war nochmals das Detail des Landschaftsgärtners vom Gründach?
  • Wie hat er uns das zugesendet?
  • Wurde das von uns auch an alle Beteiligten weitergeleitet?
  • Haben alle Beteiligten diese Informationen auch erhalten?

Eine Lösung ist für viele Firmen daher die sogenannte „digitale Bauakte“. Alle relevanten Projektinformationen werden an einer Stelle zentral verwaltet und sind über den Gewährleistungszeitraum hinaus verfügbar. E-Mails, Bilder, Pläne etc. lassen sich hier komplett zentral archivieren. Diese Akte stellt sicher, dass bei späteren Regressforderungen schnell alle relevanten Unterlagen, auch die der Baubeteiligten, auf Fehler oder Unstimmigkeiten geprüft werden können.

Die Wirtschaft boomt, die Auftragsbücher sind voll, die Arbeitsauslastung in den Ingenieur- und Planungsbüros liegt bei 120 %. Denn laut einer Studie der Bundesarchitektenkammer liegt die durchschnittliche Arbeitszeit eines Architekten bei 51,3 Stunden pro Woche! *

Es fällt den meisten Büros schwer, neue und qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Auffallend ist, dass die Bürogröße hier eine wesentliche Rolle spielt. *

13
Mrz
2018
E-Mail Management mit Newforma Projcet Center

Viele Architekturbüros klagen täglich über eine Flut an E-Mails. E-Mails sind aus dem Büroalltag allerdings nicht wegzudenken. Die Kommunikation geht schnell, ist archivierbar und Informationen können schnell mit den Zuständigen geteilt werden – standort- und zeitunabhängig.

Geordnetes E-Mail-Management und unterstützende Software kann helfen, Zeit zu sparen und die Nerven zu schonen. Gutes E-Mail-Management hat zudem auch positive Auswirkungen auf die Termineinhaltung Ihrer Projekte. Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder mit den aktuellsten Plandaten arbeiten, To-dos übersichtlich strukturiert sind und Informationen schnell gefunden werden.

Mit diesen sechs einfachen Tipps optimieren Sie Ihre E-Mail-Verwaltung so, dass Sie schnelle Antwortzeiten sowie Abgabetermine einhalten können.