Jederzeit Zugriff auf Projektdateien – Die Baubranche macht mobil

Wird von Ihnen erwartet, dass Sie auch von unterwegs Aussagen zu laufenden Projekten treffen und sich mit anderen Projektbeteiligten austauschen können? Das ist mittlerweile fast normal, denn Mobilität ist auch in der Baubranche ein Thema, da die technischen Gegebenheiten immer besser werden. Dank leistungsfähiger Smartphones, Tablet-PCs oder Notebooks können Sie heute auch bei Ortsterminen jederzeit auf Informationen zugreifen. Unterstützt wird diese Entwicklung durch immer bessere mobile Datenverbindungen oder verfügbares W-LAN auf der Baustelle.

Was sind die Möglichkeiten und Herausforderungen, um Bauprojekte auch von unterwegs zu bearbeiten?

  1. Mobiler Zugriff auf E-Mails

    Über Smartphones ist es mit den entsprechenden Apps möglich, jederzeit auf aktuelle E-Mails zuzugreifen. Wichtige Informationen können auf diesem Weg verteilt werden. Das führt jedoch dazu, dass der Posteingang auch bei diesem Medium schnell überfüllt ist.
  2. Mobiler Zugriff auf Kontaktdaten der Projektbeteiligten

    Ähnliches gilt auch für Kontakte in Ihrem Smartphone: Sie können dort zahllose Kontakte speichern. Es sind dann neben Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Adressen auch weitere Informationen wie Beruf oder Projektrollen hinterlegt. Aber nicht alle Projektbeteiligte haben Zugriff auf diese wichtigen Informationen.
  3. Mobiler Zugriff auf die aktuellsten Pläne vor Ort

    Laufende Projekte werden immer umfangreicher und komplexer, die Anzahl der Planungsbeteiligten steigt also weiter. Umso wichtiger ist es, dass auf der Baustelle immer die aktuellsten Pläne vorhanden sind. Dies bedeutet in der Praxis, dass nach Änderungen Pläne neu ausgedruckt und auf die Baustelle gebracht werden müssen. Auch wenn gedruckte Pläne in absehbarer Zeit vermutlich nicht von der Baustelle verschwinden werden, gibt es bereits Möglichkeiten, sie in digitaler Form bereitzustellen. Die einfachste Methode besteht darin, Pläne im PDF-Format auf mobilen Endgeräten abzuspeichern und dort zu öffnen.
  4. Mobiler Zugriff auf Projektdateien

    Neben den E-Mails, den Kontaktdaten der Projektbeteiligten und aktuellen Plänen können weitere Projektdaten vor Ort relevant sein. Auch diese werden wie Pläne in entsprechenden Dateiformaten auf mobile Endgeräte kopiert und dort geöffnet. Darüber hinaus lassen sich die Daten auch in Cloud-Diensten wie Dropbox® oder OwnCloud® bereitstellen und von dort herunterladen.
  5. Mobiler Zugriff auf Aufgaben im Projekt

    Maßnahmen, die für eine erfolgreiche Abwicklung eines Projektes notwendig sind, werden in der Regel als Aufgaben innerhalb des Projektteams zugewiesen. Für diese Aufgabenverwaltung gibt es unterschiedliche Software-Lösungen. Die Aufgaben werden über die zugehörigen Apps geöffnet und bearbeitet.

Wie lässt sich die Menge an mobil gewonnener Informationen verwalten?

Im Zuge der Mobilität entstehen Informationen zu einem Projekt, die zusammengeführt werden müssen. Es gibt verschiedene Hilfsmittel, wie beispielsweise Cloud-Dienstleister, die diese Daten übermitteln. Aber wäre es nicht sinnvoll ein Programm zu haben, das Projekte in ihrer Gesamtheit erfasst und diese verwaltet? Unabhängig davon, von wo die Projektbeteiligten gerade Zugriff auf die Projektdaten benötigen?

Diese Herausforderung können Sie mit einem PIM-(Projekt-Informations-Management)-System bewältigen. Newforma ist eine solche Software, die es Ihnen erleichtert, Projektdaten kontinuierlich aktuell zu halten und jederzeit für alle verfügbar zu machen.

Newforma bietet eine Infrastruktur für die mobile Datenverarbeitung in Projekten

Die Newforma App Project E-Mail bietet nicht nur die Möglichkeit auf E-Mails zuzugreifen, die an einen bestimmten Empfänger oder an ein bestimmtes Postfach gesendet wurden. Sie haben auf sämtliche E-Mails Zugriff, die im Projekt abgelegt wurden. Da Sie immer zunächst das Projekt auswählen, werden alle anderen E-Mails ausgeblendet und Sie bleiben fokussiert auf das aktuelle Projekt.

Mithilfe der Newforma App Project Teams haben Sie den Überblick, wer am Projekt beteiligt ist. Diese Personen werden im Projekt-Team verwaltet und erhalten hier beispielsweise eine Rolle im Projekt. Diese Rolle kann von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein. Da Sie auch hier zunächst das Projekt auswählen, sehen Sie nur die Kontaktdaten dieser Beteiligten. Dementsprechend finden Sie schnell den betreffenden Projektstatiker oder Haustechniker.

Über die Newforma App Plans können Sie mit Ihrem i-Pad® auf im Projekt veröffentlichte Pläne zugreifen. Unabhängig davon, welches Teammitglied die Pläne veröffentlicht hat. Ebenso ist es möglich, sich ältere Planstände anzusehen und diese miteinander zu vergleichen. Darüber hinaus können Sie von anderen Computern, Notebooks oder Tablets über einen Internetbrowsers und die Info-Exchange-Webseite des Projektes auf freigegebene Pläne zugreifen.

Mit Newforma können Sie für jedes Projekt über Info-Exchange eine Projekt-Webseite erstellen. Mittels dieser Seite ist es nicht nur möglich, auf freigegebene Pläne zuzugreifen, sondern auch auf andere freigegebene Ordner und Dateien. Hierzu ist lediglich eine Internetverbindung notwendig.

Mit der Newforma App Tasks können Sie mobil auf die Ihnen zugewiesenen Aufgaben im Projekt zugreifen. Bestehende Aufgaben lassen sich aktualisieren, mit neuen Informationen, wie z. B. vor Ort aufgenommenen Bildern, ergänzen oder kommentieren. Es können auch neue Aufgaben direkt vor Ort erstellt und zugewiesen werden. Alternativ zur App besteht auch über die Projekt-Webseite Zugriff auf die Aufgaben.

Fazit – mobiles Projektmanagement

Eine Vielfalt an technischen Lösungen ermöglicht heute mobiles Projektmanagement. Damit die Daten später auch korrekt zusammengeführt und alle Informationen auf dem aktuellsten Stand sind, ist eine PIM-Software wie Newforma äußerst hilfreich. Denn Ihre Projektdaten müssen für alle verlässlich und nachvollziehbar sein.

Sie finden Informationen zu Newforma auf unserer Webseite. Außerdem beraten wir Sie gerne kostenlos zu den Möglichkeiten von PIM in Ihrem Unternehmen.

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Ob Newforma die passende PIM-Software für Sie ist, finden wir gerne gemeinsam mit Ihnen heraus.

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Bildnachweis: Bannerbild © vectorfusionart – Fotolia, © Newforma

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Stefan Ostermeier

Stefan Ostermeier

„Nach dieser einfachen Lösung suche ich nun schon seit Jahren: Ein einfaches Aufmaßwerkzeug, das nachvollziehbar Mengen mit Kosten verknüpft!“ Solche Kundenmeinungen zu unserer Software, wie hier beispielsweise GRAVA, spornen mich ungemein an, für unsere Kunden täglich das Beste rauszuholen. Ich freue mich, wenn Kunden uns über Ihre Erfolge nach Schulungen und beantworteten Support-Anfragen berichten.